BgMax

Coördinator Evenementen

Museum Hoeksche Waard in Heinenoord is gehuisvest in twee kapitaal naast elkaar gelegen rijksmonumenten, het Ambachtsherenhuis ‘t Hof van Assendelft en de herenboerderij Oost-Leeuwenstein. Beide locaties beschikken over een fraai aangelegde tuin met terras. Het museum streeft ernaar om het cultuurhistorisch centrum van de Hoeksche Waard te zijn, waar leven, wonen en werken in het verleden wordt vertaald naar het heden. Door de jaarlijks wisselende tentoonstelling en de vele tussentijdse presentaties en evenementen, kan gesproken worden van een dynamisch bedrijf. Bij het museum zijn zo’n 160 vrijwilligers actief en zoekt een enthousiaste coördinator Evenementen.

 

Taakomschrijving:

  • De werkzaamheden worden vrij zelfstandig verricht, maar u zult veelvuldig overleg en contact hebben met de directeur en de diverse coördinatoren van de werkgroepen van vrijwilligers.
  • Ontvangen van schriftelijke en/of telefonische aanvragen voor het houden van een evenement. Dit kunnen zijn: bijeenkomsten, vergaderingen, recepties, huwelijksbevestigingen, verjaardag vieringen, schoolbezoeken, kinderfeestjes, museumbezoeken in groepsverband, etc.
  • Beantwoorden van aanvragen van evenementen, bekijken/besluiten of de aanvraag passend is voor het museum, informeren over (andere) mogelijkheden, berekenen / aangeven van de kosten, definitieve afspraken maken tot uitvoering.
  • Werken met een gebruiksvriendelijk softwarepakket (Odoo) waarmee offertes, afspraken en facturen worden gemaakt, verzonden en vastgelegd. Hiervoor krijgt u uiteraard een persoonlijke instructie.
  • Tijdig en volledig informeren alle bij de uitvoering van een evenement betrokken coördinatoren waarbij te denken valt aan de Horecagroep, Receptiegroep, Rondleiders, BHV, Schoonmaak, etc. zodat een evenement naar volle tevredenheid van de aanvrager en deelnemers uitgevoerd wordt.
  • Het coördineren en centrale contactpersoon zijn van interne evenementen zoals openingen van exposities en vrijwilligersborrels (dit komt 2 a 3 keer per jaar voor).

Werktijden:

 

Heeft u tijd beschikbaar naast uw baan of bent u gestopt met uw actieve loopbaan maar wilt u toch graag werkzaamheden gaan of blijven verrichten, denk dan eens na of deze oproep iets voor u is.
De uitvoering van de werkzaamheden vinden plaats op het Secretariaat dat zich bevindt in het voorhuis van onze museumboerderij. De werkzaamheden op het Secretariaat worden doorgaans verricht op dinsdag t/m vrijdag. Graag zien we uw inzet op één of twee van deze dagen.
Daarnaast is het mogelijk vanuit huis in te loggen en te werken in de museumagenda, museumemail en het softwarepakket (Odoo) waarmee offertes, afspraken en facturen worden gemaakt en vastgelegd.

 

Wat vragen wij :

  • Iemand die klantvriendelijk is en dat goed kan combineren met zakelijkheid.
  • Een actieve, betrouwbare en flexibele instelling.
  • Vertrouwd met het werken met computers en email.
  • Zorgvuldige werkwijze en integer in het omgaan met de te verwerken informatie.
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

Wat bieden wij u?

 

Een bijzondere werkplek die van historisch belang is binnen de Hoeksche Waard. Met gezellige en enthousiaste collega’s. Het volgen van een cursus is mogelijk waar het werk dat verlangt.


Verder:
- Ongevallenverzekering en WA-verzekering voor schade aan derden.
- Vrijwilligersverzekering via de VNG-polis van de gemeente.